Event planner

Over de afdeling en de functie

Ben jij een energieke en gedreven event planner die moeiteloos bijeenkomsten en evenementen organiseert waar nog lang over wordt nagepraat? Kun jij schakelen tussen studenten, medewerkers en bezoekers en zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is? Dan zijn wij op zoek naar jou! In deze functie werk je collegebreed en ben je verantwoordelijk voor diverse aspecten van eventorganisatie en hospitality. Geen dag is hetzelfde, en je krijgt te maken met uiteenlopende uitdagingen. Kortom, een veelzijdige functie waarin jouw organisatorische talenten volledig tot hun recht komen.

DE AFDELING
Het Facilitair Bedrijf van het Koning Willem I College zorgt voor een soepele ondersteuning van alle onderwijs- en organisatieprocessen. Door voortdurende ontwikkelingen op het gebied van huisvesting, inventaris en eventorganisatie blijven we onze faciliteiten optimaliseren en onze systemen up-to-date houden. Hospitality en evenementen spelen hierbij een grote rol: we creëren inspirerende en gastvrije bijeenkomsten waarin alles, van logistiek tot catering, tot in de puntjes is verzorgd. Ons team, bestaande uit onder andere beveiligers, conciërges, receptie- en hospitalitymedewerkers, werkt elke dag aan een optimale leer-, werk- en eventomgeving. Binnen het Hospitality Office, een hecht team van vijf collega’s, worden alle interne en externe evenementen van A tot Z georganiseerd. Of het nu gaat om speeddates met toekomstige studenten, bruisende netwerkdagen, indrukwekkende modeshows of onvergetelijke diploma-uitreikingen, wij zorgen ervoor dat elk event een succes wordt!

DE FUNCTIE
Wat jij gaat doen:

• Zelfstandig plannen, organiseren en coördineren van bijeenkomsten en evenementen, van voorbereiding tot uitvoering.

• Intakegesprekken voeren met opdrachtgevers, advies geven en plannen uitwerken.

• Uitwerken van collegebrede interne aanvragen, zoals diplomeringen en open dagen/avonden.

• Financieel verwerken van aanvragen en versturen van interne en externe facturen.

• Actief meewerken en ondersteunen tijdens evenementen.

• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden.

• Reserveringsaanvragen controleren en goedkeuren volgens het beleid en de visie van KW1C.

• Offertes opstellen voor (interne en externe) opdrachtgevers en versturen na goedkeuring.

• Collega’s van het Hospitality Office ondersteunen bij diverse taken, zoals catering en techniek.

• Beheren en actualiseren van het facilitair managementinformatiesysteem, zodat de cateringmedewerker altijd een actueel overzicht heeft.

• Procesmatig werken en verbetervoorstellen doen.

• Bestellingen plaatsen bij leveranciers met oog voor detail en nauwkeurigheid.

• Facturen controleren, afwijkingen signaleren en indien nodig actie ondernemen.

Over jou

Als hét aanspreekpunt voor studenten, medewerkers en gasten straal jij gastvrijheid en professionaliteit uit. Je communiceert vlot, beheerst de Nederlandse taal uitstekend en werkt moeiteloos met digitale systemen zoals Excel, Outlook, Word, Topdesk en webbrowsers.

Jij denkt in oplossingen, blijft creatief als plannen wijzigen en stelt de juiste prioriteiten. Plannen en organiseren zit in je DNA, en je weet efficiëntie in je werk aan te brengen. De werkzaamheden vinden plaats op wisselende tijden en locaties, zowel binnen als buiten het Koning Willem I College in ’s-Hertogenbosch. Daarom zoeken we iemand met een flexibele werkhouding en bereidheid om ook in de avond te werken.

WAT VRAGEN WIJ?

• MBO4-diploma en minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.

• Je bent gewend om te werken in een dynamische omgeving.

• Betrokkenheid bij onze studenten: mensen verder helpen staat bij jou op #1.

• Aantoonbare kennis van of affiniteit met dienstverlening binnen het event-vakgebied.

Goed om te weten: De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op woensdag 19 maart 2025.